La
oficina sin papeles por fin está cerca de ser realidad : si se apilara todo el
papel de Estados Unidos sería una pila del tamaño de 18,000 veces más alta que la montaña del Everest.
La
oficina sin papeles por fin está cerca de ser realidad :
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Una empleada
de Samsung usa una fotocopiadora en el Laboratorio Creativo de la empresa en
Daegu, Corea del Sur. PHOTO: JEAN CHUNG/BLOOMBERG NEWS
Por CHRISTOPHER MIMS
jueves,
22 de septiembre de 2016
20:02 EDT
Cada año,
los trabajadores de oficina en Estados Unidos imprimen o fotocopian
aproximadamente un billón de hojas de papel. Si suma las impresiones en papel
que producen otras industrias —facturas de servicios
públicos, estados de cuenta bancarios, etc.—, la cifra se eleva a 1,6 billones.
Si
apiláramos todo ese papel, la torre resultante sería 18.000 veces más alta que
el Everest, llegando
casi a mitad de camino de la luna.
Esta es la
razón por la cual la reciente adquisición del negocio de impresión y copiado de
Samsung Electronics Co. por parte de HP Inc. tiene sentido. Según un portavoz
de HP, ésta posee menos del 5% del mercado de grandes máquinas copiadoras de
oficina de alto rendimiento. La compañía dice que la adquisición incorporará la
tecnología de Samsung en nuevos dispositivos, creando una gran oportunidad de
crecimiento.
Sin embargo,
este negocio no debería existir. Desde hace por lo menos cuarenta años se nos
ha prometido una oficina sin papeles. En 1975, un analista de Arthur D. Little
Inc. dijo en un artículo publicado en 1975 en BusinessWeek que el uso del papel
empezaría a reducirse en 1980 y que para 1990 habría desaparecido por completo.
Pero la
realidad es que el récord de páginas impresas en las oficinas se produjo en
2007, justo antes de la recesión, dice John Shane, analista de InfoTrends, que
ha seguido las industrias de impresión y creación de documentos durante los
últimos 25 años y a quien debemos las alucinantes cifras con las que se abre
esta nota.
Que hasta
ahora no hayamos conseguido que una oficina opere sin papeles no quiere decir
que no lo podamos lograr. Siempre es peligroso decir “esta vez es distinto”,
pero esta vez podría ser cierto. Por primera vez en la historia, el uso del
papel en las oficinas de EE.UU. está cayendo a un ritmo anual constante de
entre 1% a 2%. Al añadir la caída en el uso de papel durante la última
recesión, en 2016 llegamos a estar 10% por debajo del récord histórico de papel
impreso de 2007.
Esta
tendencia es el resultado de avances de todo tipo de empresas, desde unicornios
tecnológicos como DocuSign Inc. —la empresa más grande en el segmento de firmas
digitales—, al auge de las tabletas y los dispositivos móviles. Más importante aún,
representa un cambio que llevó mucho más tiempo que lo que nadie había
previsto. Este retraso se debe al hecho de que los negocios se hacen de una
manera mucho más ad hoc y complicada que lo que la mayoría de la gente
percibía.
La
persistencia de las impresiones en papel en el lugar de trabajo (60% de las
cuales no son opcionales, dice Shane) es resultado de procesos corporativos que
cambian muy lentamente. Las empresas pequeñas y medianas han sido las más
lentas en deshacerse del papel, es decir, digitalizar totalmente sus flujos de
trabajo.
También
ocurre que el papel es sencillamente maravilloso. Es la única tecnología de
ingreso y despliegue de datos que pesa casi nada, cuesta centavos, puede leerse
bajo casi cualquier luz y no requiere una conexión a Internet, el epítome de la
portabilidad y la durabilidad.
Xerox Corp.
emplea un equipo de etnógrafos para estudiar por qué la gente imprime en la
oficina, dice el jefe de automatización de flujo de trabajo de la empresa, Andy
Jones. Su investigación revela que “hay muchas prácticas de trabajo y actitudes
que están arraigadas en el funcionamiento de las empresas”, lo cual hace que el
cambio sea también difícil para las grandes compañías. Cuando Shane preguntó a
los encuestados por qué hicieron el 40% de las impresiones que hicieron y que
no eran imprescindibles para su trabajo, la respuesta más común fue que
sencillamente “les gusta el papel”.
Los
trabajadores del conocimiento aún imprimen documentos para marcar, editar,
aprender y colaborar entre ellos. Pero, al menos en parte, esto puede ser
generacional. Una razón por la cual estamos más cerca de la oficina sin papeles
es que las nuevas organizaciones emplean muchos nativos digitales, que tienden
a no utilizar papel.
A medida que
herramientas de colaboración basadas en la nube como Microsoft Office 365 y
Google Docs se conviertan en la norma, el resto de nosotros puede encontrarse
con que la manera en que está tratando de hacer estas tareas en un medio
digital no se corresponde con cómo lo hacía en papel.
La historia
ha demostrado que la desaparición del papel será gradual. La cantidad de
personas que imprimen en las oficinas puede estar disminuyendo de 1% a 2% por
año, pero todavía se trata de un mercado enorme.
“Creo que
llevará entre 15 y 20 años, cuando la generación del milenio, que creció con
fotos digitales y teléfonos inteligentes, asuma los altos cargos en las
empresas, para que podamos ver la transición a una oficina sin papeles”, dice
Loo Wee Teck, jefe de electrónica de consumo en la firma de investigación de
mercado Euromonitor. “Nosotros, los de la generación X, somos los dinosaurios
que obstaculizan la evolución”.
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